個人経営の病院やクリニックなどでは、看護師が電話対応をすることもあります。患者の予約を受けたり、質問に返答したりなど、本来の看護師の仕事とは関係ない業務を行うこともあるでしょう。特に、総合病院から個人病院やクリニックに転職した人の中には、電話対応を苦手に感じている人も少なくありません。
そんな苦手意識がある場合の電話対応をスムーズに行うコツは、電話対応が得意な看護師の真似をすることです。電話対応が上手い人の特徴としては、聞き取りやすい声やトーンで話す、しっかりと内容を聞きとり重要事項を繰り返して言うということが挙げられます。声のトーンは、普段よりも少し高めで話す方が印象がよく、活舌よくはきはきと話すと相手に内容が伝わりやすくなるでしょう。
電話は相手の顔が見えないため、病院の印象は声のトーンで判断されてしまいます。好感を持たれる話し方をすることが、電話対応の良し悪しを決める大きな要因となります。そして、話すだけでなくきちんと聞き取ることも電話対応において大事なポイントです。相手の話し方が聞き取りづらいからといって、何度も聞きなおすのは失礼にあたるため、丁寧に言い直しをお願いすることが重要となります。
また、最後の予約の日時など大事なことを繰り返して確認すると、相手に要件もしっかり伝わり完璧な対応になるでしょう。最初は電話業務を苦手だと思っていても、繰り返し対応しているうちに慣れてきます。場数を踏み、好感を持たれる話し方やトーンを身につけるとよいでしょう。